Excel में ChatGPT और AI Tools का इस्तेमाल कैसे करें? (ऑफिस और सरकारी कामों में उपयोगी गाइड)

क्या आप Excel में तेजी से काम करना चाहते हैं? क्या आपका ऑफिस ऐसा है जहाँ इंटरनेट की सुविधा सीमित है, जैसे बैंक या सरकारी विभाग? तब भी आप Excel में AI की मदद से काम को स्मार्ट बना सकते हैं। आज हम बात करेंगे कि कैसे आप ChatGPT और अन्य AI टूल्स को Excel के साथ जोड़कर रिपोर्ट, डेटा एनालिसिस, ईमेल ड्राफ्टिंग और कई काम आसानी से कर सकते हैं।

ChatGPT और Excel का मिलन क्यों ज़रूरी है?

आजकल AI केवल चैट करने के लिए नहीं, बल्कि डेटा समझने, रिपोर्ट बनाने और टेक्स्ट को समझने के लिए भी उपयोग किया जा रहा है। जब आप Excel में ChatGPT या अन्य AI टूल्स का उपयोग करते हैं, तो आप:

डेटा का सारांश (Summary) निकाल सकते हैं
ईमेल या रिपोर्ट का ड्राफ्ट बना सकते हैं
जटिल Excel फार्मूले समझ सकते हैं
टेक्स्ट को पॉजिटिव/नेगेटिव में क्लासिफाई कर सकते हैं
रिपोर्ट के लिए टेबल, चार्ट, ट्रेंड्स आदि सुझवा सकते हैं

Excel में AI/ChatGPT को जोड़ने के तरीके

1.Microsoft 365 Copilot का इस्तेमाल

अगर आपके पास Microsoft 365 का सब्सक्रिप्शन है, तो Excel में AI पहले से ही शामिल होता है। आप जैसे सवाल पूछ सकते हैं:

“Top 5 बिक्री वाले प्रोडक्ट्स दिखाओ”
“इस डेटा से एक रिपोर्ट बनाओ”
“Month-on-month सेल्स ग्रोथ निकालो”

ध्यान दें: Microsoft 365 Copilot को काम करने के लिए इंटरनेट की जरूरत होती है।

2.OpenAI API के ज़रिए Excel में ChatGPT जोड़ना (थोड़ा टेक्निकल)

यदि आप Excel के Macros या VBA जानते हैं, तो आप OpenAI की API की मदद से ChatGPT को Excel में जोड़ सकते हैं।

स्टेप्स:

OpenAI की वेबसाइट से API Key लें (https://platform.openai.com/)
Excel में Developer Mode ऑन करें
VBA Code के ज़रिए ChatGPT API को कॉल करें
Excel Cell में सीधे Natural Language Input देकर आउटपुट पाएं

यह तरीका भी इंटरनेट कनेक्शन पर निर्भर है।

अगर इंटरनेट न हो तो क्या करें? (बैंक, सरकारी कार्यालय जैसे स्थानों पर)

ऐसे ऑफिसेस में जहाँ इंटरनेट की अनुमति नहीं होती, वहाँ भी AI की मदद से Excel स्मार्ट बन सकता है। कैसे?

1. Offline VBA Macros और AI टेम्प्लेट्स

ChatGPT या AI की मदद से पहले से रिपोर्ट या ईमेल टेम्प्लेट तैयार करें
Excel में Macros बनाकर Auto-Response या Auto-Format काम सेट करें
कुछ क्लासिफिकेशन लॉजिक (जैसे Sentiment Analysis) पहले से Embed करें

2. Python + Excel Offline Scripts

यदि आपके ऑफिस में Python की अनुमति है, तो आप AI मॉडेल्स को पहले से ट्रेंड करके Excel से जोड़ सकते हैं। जैसे:

फीडबैक को “सकारात्मक / नकारात्मक” में बांटना
Auto Categorization
प्री-डिफाइंड Reports

Excel + AI के ऑफिस उपयोग के रियल लाइफ उदाहरण

काम का प्रकार	AI से मदद कैसे मिलेगी	जरूरी Excel Formula
बिक्री रिपोर्ट बनाना	ChatGPT से सारांश और ट्रेंड्स	`=SUMIFS()`, `=AVERAGE()`
ईमेल ड्राफ्ट तैयार करना	ChatGPT से फॉलो-अप ईमेल टेम्प्लेट	N/A
डेटा क्लीनिंग	Missing डेटा हाइलाइट करना	`=IF(ISBLANK(A2), "Missing", A2)`
ग्राहक प्रतिक्रिया का विश्लेषण	Sentiment AI से Positive/Negative Sort	Python Script / VBA
उपस्थिति रिपोर्ट	Auto-Pass/Fail या Present/Absent गणना	`=COUNTIF()`, `=IF()`
तारीखों के बीच अंतर	कितने दिन का फर्क हुआ	`=DAYS(B2,A2)`

सरकारी और बैंकिंग क्षेत्र के लिए सुझाव

अजहाँ इंटरनेट प्रतिबंधित होता है, वहाँ:

Sensitive डेटा को सुरक्षित रखने के लिए Offline AI स्क्रिप्ट्स का प्रयोग करें सकते हैं।
पहले से रिपोर्ट/फॉर्मेट्स तैयार रखें
Excel में केवल डेटा भरने से रिपोर्ट तैयार हो
Excel Macros से ईमेल या नोट टेम्प्लेट अपने आप जनरेट हों

निष्कर्ष

विषय	जानकारी
ChatGPT + Excel Integration	रिपोर्ट, ईमेल, एनालिसिस, ऑटोमेशन
इंटरनेट आवश्यक है?	हाँ, लेकिन Offline विकल्प भी संभव
किसके लिए उपयोगी?	ऑफिस कर्मचारी, सरकारी कर्मी, डाटा एनालिस्ट
एक्सेल में कौन-कौन से AI काम करता है	Text Summary, Auto Report, Data Filter, Email Draft आदि

अगर आप ऑफिस में Excel के ज़रिए काम करते हैं, तो अब सिर्फ फॉर्मूला और डेटा तक सीमित न रहें – AI की मदद से अपना टाइम बचाएं और काम को प्रोफेशनल बनाएं।
अगर आपके पास इंटरनेट नहीं है, तब भी आप Offline Macros और Python स्क्रिप्ट्स से AI जैसा अनुभव पा सकते हैं।

👉 Cover Letter कैसे लिखें जो HR का ध्यान खींचे?

👉 Top 3 AI Resume Tools (Free & Paid) – 2025 Edition